プライバシーポリシーPRIVACY POLICY

個人情報保護方針

• 個人情報は、当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用・提供をします。
• 個人情報は、目的外利用を行わないものとし、そのために必要な措置を講じます。
• 個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
• 個人情報への不正アクセスまたは個人情報の滅失、毀損、改ざんおよび漏洩などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には、速やかに是正措置を講じます。
• 個人情報取扱いに関する苦情および相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
• 個人情報保護マネジメントシステムは、本人のニーズ、IT技術の動向等を含めた当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針および「個人情報の取扱いについて」は、全役員および従業員に配布して周知させるとともに、当社のホームページ（https://www.kokudo-kanri.co.jp）、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

個人情報の取扱いについて

• 個人情報の取得・利用

  当社は、取扱う個人情報を、業務上必要な範囲内で、適正かつ公正な方法により取得・利用いたします。

• 個人情報（保有個人データ）の種類及び利用目的

  当社は、事業活動に伴ってお客様ご本人から直接取得した個人情報、受託により委託された個人情報、あるいは当社が既に保有している個人情報を以下の業務、その他当社の事業に付帯・関連する業務に利用することがあります。
  上記利用目的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められている範囲にて行い、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面（電磁的記録を含む。以下同じ。）などにより通知し、または当社のホームページなどにより公表します。

  個人情報（保有個人データ）	利用目的
  マンション管理組合から管理委託契約に基づき委託された入居者に関する個人情報 氏名、住所、電話番号、メールアドレス 預金口座に関する情報 管理費、修繕積立金、工事費用、各種サービスの利用料に関する支払状況に関する情報	管理費、修繕積立金等の会計業務、出納業務、管理組合運営に関する連絡・書類の送付、各種点検のご案内の送付、事故発生時の緊急連絡 管理委託契約の受注営業及び契約（新規・更新）手続きのため 専有部サービス、室内リフォーム工事等のご案内及びご連絡のため インテリア商品や引っ越しサービス等の当社販売商品・各種サービスの斡旋に関するダイレクトメール、電話、Ｅメールによるご案内及びご連絡のためaaa 当社発行の情報誌送付のため 当社事業におけるサービス開発を目的とした調査のご連絡のため インターネットを用いたマンション管理情報を提供するため インターネットを用いた居住者間コミュニティサービスを提供するため
  建物所有者から管理委託契約に基づき委託された入居者及び建物所有者に関する個人情報 氏名、住所、電話番号、メールアドレス 住民票、印鑑証明書の写し 預金口座に関する情報 各種代金及びサービス利用料に関する支払状況に関する情報	不動産取引業務における物件の紹介、購入・売却・入退去・使用申込の結果等の連絡 売買契約、賃貸借契約、連帯保証契約、・管理委託契約、サブリース契約、媒介契約、重要事項説明書等の作成及び締結手続業務 契約後の建物・設備診断、大規模修繕工事を含む共用部分改修工事、設備改良・改修工事等のアフターサービス及びこれに付随する業務の実施 テナント賃料等の入金・支払等の経理管理及びこれに付随する業務のため
  当社が保険会社の代理店として保険契約の勧誘及び締結に関与したお客様に関する個人情報 氏名、住所、電話番号、メールアドレス 預金口座に関する情報	当社が取り扱う以下の損害保険、生命保険の各種契約手続き及び各保険会社が提供するサービスに関する情報のご案内のため なお、当社に対し保険業務の委託を行う保険会社の利用目的については、各保険会社のホームページ（下記）をご参照ください ＜保険会社＞ 三井住友海上火災保険株式会社 東京海上日動火災保険株式会社 損害保険ジャパン株式会社 楽天損害保険株式会社 あいおいニッセイ同和損害保険株式会社 日新火災海上保険株式会社
  お客様相談窓口にお電話、FAX、Eメール及びホームページのお問合せフォームを通じてお問合せいただいたお客様からご提示いただく個人情報 住所、氏名、電話番号、メールアドレス 各種本人確認資料	本人確認 お問合せ内容に応じた対応のためのご連絡 ご請求いただいた資料等の送付
  当社社員及び入社希望者に関する個人情報 入社選考時提出の履歴書、職務経歴書、顔写真、及びこれらの氏名、年齢、住所、電話番号、学歴、職歴、保有資格 人事管理情報、勤務管理情報、税務管理情報、業務管理情報、経費精算情報、給与情報、福利厚生情報、個人番号	採用活動（書類審査、面接、応募者への連絡等） 就業規則等に定める配置・昇格・降格等人事諸施策に関する管理 就業規則等に定める労働時間に関する管理、勤務状況の管理 法令等で定められた労務・税務処理 業務実施状況の把握、業務施策の企画立案、法令等で定められた業務処理 必要経費の精算 給与計算処理 福利厚生に関わる手続事務・管理処理

• 個人情報の管理について

  当社は、取り扱う個人情報（下記8．の個人番号及び特的個人情報を含みます。）の紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、不正アクセス、データの外部送信等に対する必要かつ適切な安全対策および管理を実施するとともに、 個人情報の安全な運用確保のための改善にも努めます。
  万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。
  当社は、個人情報タの安全管理措置に関する社内規定を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記11．のお問合せ窓口までお寄せください。

  • 基本方針の整備
    個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
  • 個人情報の安全管理に係る取扱規定の整備
    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務当についての規定を整備し、必要に応じて見直しています。
  • 組織的安全管理措置
    

    ・個人情報タの管理責任者等の設置
    ・就業規則等における安全管理措置の整備
    ・個人情報の安全管理に係る取扱規定に従った運用
    ・個人情報の取扱状況を確認できる手段の整備
    ・個人情報の取扱状況の点検及び監視体制の整備と実施
    ・漏えい等事案に対応する体制の整備

  • 人的安全管理措置
    

    ・従業者との個人情報の非開示契約等の締結
    ・従業者の役割・責任等の明確化
    ・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
    ・従業者による個人情報管理手続の遵守状況の確認

  • 物理的安全管理措置
    

    ・個人情報の取扱区域等の管理
    ・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
    ・電子媒体を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
    ・個人情報の削除及び機器、電子媒体等の廃棄

  • 技術的安全管理措置
    

    ・個人情報の利用者の識別及び認証
    ・個人情報の管理区分の設定及びアクセス制御
    ・個人情報へのアクセス権限の管理
    ・個人情報の漏えい・毀損等防止策
    ・個人情報へのアクセスの記録及び分籍
    ・個人情報を取り扱う情報システムの稼働状況の記録及び分籍
    ・個人情報を取り扱う情報システムの監視及び監査

  • 委託先の監督
    

    個人情報の取扱いを委託する場合には、個人情報を適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規定を整備し、定期的に見直しています。

• 個人情報の第三者提供及び第三者からの取得について

  当社は、下記の場合を除いて、予めご本人の同意なく第三者に個人情報を提供しません。

  • 法令等に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  • 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

• 個人情報の委託について

  当社は事業運営上、上記2の個人情報の利用目的を達成し、かつ、お客様により良いサービスを提供するために、業務の一部を外部に委託しています。
  業務委託先に対しては、個人情報を委託することがあります。
  業務委託先の選定に際しては、当該委託先が個人情報を適切に取り扱っていると認められるかどうかを当社の基準に照らして審査し、業務委託契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

• 個人情報取扱の共同利用について

  当社は、当社が保有するお客様に関する個人情報を、社外の第三者と共同利用することはいたしません。

• 要配慮個人情報の取扱い

  当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保険医療および性生活に関する個人情報（センシティブ情報）については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

  • 法令等に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  • 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

• 個人番号および特定個人情報の取扱い

  当社は、個人番号および特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。また、番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

• Cookie等の識別子に紐づけされた情報の取得・利用・提供

  Cookie（クッキー）とは、ウェブサイトを閲覧した際に、ウェブサイトから送信されたウェブブラウザに保存されるテキスト形式の情報のことです。
  また、ウェブビーコンとは、ウェブページや電子メールに小さな画像を埋め込むことによって、お客さまがそのページやメールを閲覧した際に情報を送信する仕組みです。本ウェブサイトでは、cookie、ウェブビーコンまたはそれに類する技術（以下「Cookie等」といいます）を利用して、お客さまの情報を保存・利用しています。
  当社は、Cookie等に保存された識別子を統計的に収集・分析することができるサービスとして、Google Inc.が提供するGoogle Analyticsを利用しております。
  Google AnalyticsのCookieによる情報収集や情報の取り扱いについて、また、Googleが提供するサービスのプライバシーポリシーについては、下記のサイトをご確認ください。
  また、お客さまは、オプトアウト用のブラウザーアドオンにより、Google Analyticsからオプトアウトすることができます。

  ■Google Analytics

  Googleが提供するサービスでのCookieによる情報収集や情報の取扱いについて
  Googleプライバシーポリシー
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• 個人情報の取り扱いに関する苦情および各種ご相談窓口について

  当社では個人情報の取扱いに関する苦情、各種ご相談をE-mail、郵便、電話にて受け付けております。下記のお客様相談窓口にご連絡ください。

  【受付内容】	・苦情 ・お客様ご自身の個人情報に関する開示、利用目的の通知、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、及び第三者への提供の停止または第三者への提供記録の開示のご依頼

  ご依頼については速やかに対応させていただきますが、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
  なお、ご本人からのお申し出をいただき当該個人情報の利用を停止した場合、利用目的の達成または契約履行に支障が生ずる場合があります。

  【窓口】	〒160-0023 東京都新宿区西新宿３丁目９番１２号　西新宿ダイヤモンドビル 国土管理株式会社　総務部　お客様相談窓口 TEL：03-3376-1401　FAX　03-3376-1414 URL：https://www.kokudo-kanri.co.jp e-mail：soudanshitu@kokudo-kanri.co.jp
  【個人情報保護管理者】	氏名 荒井隆司 所属 総務部 連絡先 上記ご相談窓口と同じ
  【取扱時間】	月曜から金曜の9：00～17：00
  【休日】	土曜・日曜・祝日。その他年末年始休暇
  【手数料】	(1)費用：１,６００円／１件 (2)内訳：手数料 １,０００円、郵送料 ６００円 郵送料内訳：定型郵便80円･書留420円･本人限定受取郵便100円 (3)お支払方法：1,600円分の定額小為替を申請書に同封して下さい｡
  【方法】	下記の書類を、受付窓口までご郵送下さい (1)請求の書式 (ア)開示対象個人情報の開示を求める場合 『個人情報開示請求書』（PDFデータ） (イ)開示対象個人情報の訂正、追加又は削除を求める場合 『個人情報の訂正又は削除に関する請求書』（PDFデータ） (ウ)開示対象個人情報の利用又は第三者提供の中止を求める場合 『個人情報の利用又は第三者提供の中止に関する請求書』（PDFデータ） ※上記窓口までご連絡いただければ各様式をご郵送いたします。 (2)ご本人確認のための書類 (ア)写真付き証明書の場合は次の(a)の中から1点をご提出ください。 　(a)マイナンバーカード（表面のみ）、運転免許証、障害者手帳、パスポート、在留カード、特別永住者証明書、運転経歴証明書の写し (イ)写真つきではない証明書の場合は次の(b)の中から1点と(c)を合わせてご提出ください。 　(b)健康保険、介護保険、後期高齢者医療保険の被保険者証写し 　(c)住民票の写し (3)代理人の方によるご請求に必要な書類 　1.委任状（ご本人の実印が押印されたもの） 　2.ご本人の印鑑証明 　3.ご本人の方の本人確認書類（上記(2)をご参照ください） 　4.代理人の方の本人確認書類（上記(2)をご参照ください）
  【その他】	下記の書類を、受付窓口までご郵送下さい (1)ご本人が未成年者、未成年被後見人または成年被後見人の場合は、法定代理人による代理請求となりますので、上記(3)の3.及び4.の本人確認書類に加え、法定代理人であることを証明する資料として、（未成年者の場合）戸籍謄本、戸籍抄本、住民票等の写しの中から1つ、（未成年被後見人の場合）未成年後見人が選任されたことの記載された未成年者の戸籍謄本または戸籍抄本の写しの中から1つ、（成年被後見人の場合）成年後見登記事項証明書の写しをご提出ください。 (2)書面受領後、申請内容等確認のために、ご本人または代理請求者の方にご連絡を差し上げる場合がございます。

• 当社が属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

  【認定個人情報保護団体の名称】	一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  【苦情の解決の申し出先】	認定個人情報保護団体事務局
  【住所】	〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
  【電話番号】	03-5860-7565 0120-700-779

  ※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

サイトポリシー

• クッキー（Cookie）について

  客様が国土管理のウェブサイトを再度訪問されたときなどに、より便利に閲覧して頂くため、お客様がご使用のコンピュータを識別する、クッキー（cookie）と呼ばれるデータを送付し、ハードディスクに記録することがあります。なお、クッキーは、お客様個人を識別するものではありません。
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  さらに、サイト内における情報の保護にもファイアウォールを設置するなどの方策を採っております。
  ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。予めご了承ください。

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